Datenschutz­­information Haus- und Miet­verwaltung

Für Mieter und Eigentümer 

1. Allgemeines

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Als Hausverwaltung verarbeiten wir im Rahmen unserer Tätigkeit eine Vielzahl personenbezogener Daten – sowohl von Mietern als auch von Eigentümern innerhalb einer Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG). Dabei ist uns ein transparenter und verantwortungsvoller Umgang mit Ihren Daten besonders wichtig.

Mit dieser Datenschutzinformation möchten wir Sie darüber aufklären, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, zu welchen Zwecken wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen im Hinblick auf Ihre Daten zustehen. Die Grundlage hierfür bildet insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Bitte nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich über die wichtigsten Aspekte des Datenschutzes im Rahmen unserer Verwaltungstätigkeit zu informieren.

2. Verantwortliche Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:

3. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art, Zweck und deren Verwendung

Wie wir Ihre Daten verarbeiten, hängt insbesondere damit zusammen, ob Sie Mieter oder Eigentümer einer Immobilie sind. Von Mietern verarbeiten wir die folgenden Daten zum Zwecke der Durchführung des Mietverhältnisses (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b, f DSGVO):

• Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer

• Anzahl der im Haushalt lebenden Personen

• Einkommensverhältnisse und Beruf

• Eröffnete und noch nicht abgeschlossene Verbraucherinsolvenzverfahren

• Kontodaten

• Höhe der Miete und Betriebskosten

• Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV

• Daten über den Eingang der Mieten und Betriebskosten

• Korrespondenz während des Mietverhältnisses

• Schadensmeldungen

Die personenbezogenen Daten des Mieters werden regelmäßig bis zum Ablauf der gesetzlichen dreijährigen Regelverjährungsfrist (§ 195 BGB) gespeichert und mit Ablauf der Frist gelöscht.

Sofern wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben, sind diese Fristen maßgeblich.

Von Eigentümern verarbeiten wir die folgenden Daten zum Zwecke der Durchführung des Verwaltervertrages (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO):

Hierzu verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer

• Anzahl der im Haushalt lebenden Personen (bei Eigennutzung)

• Kontodaten

• Höhe der Betriebskosten und des Hausgeldes

• Verbrauchsdaten und Betriebskosten gem. BetrKV und HeizKV

• Schadensmeldungen

• Wirtschaftsplan, Hausgeldabrechnungen

• Protokolle von Eigentümerversammlungen

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in der Regel 10 Jahre.

Sofern ich/wir nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet bin/sind oder Sie in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben, sind diese Fristen maßgeblich.

4. Weitergabe von Daten an Dritte

Ihrer persönlichen Daten werden nicht an andere außer den im Folgenden genannten Dritten zu den aufgeführten Zwecken weitergegeben.

Soweit dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung des Mietverhältnisses oder Verwaltervertrages erforderlich ist, werden Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergegeben.

• Zum Zwecke der Abrechnung der Betriebskosten werden die Verbrauchsdaten für Heizung/Warmwasser von der beauftragten Messdienstfirma erhoben. Diese (sowie ggf. folgende) werden an das evtl. beauftragte Abrechnungsunternehmen weitergeleitet.

• Zum Zwecke der Erfüllung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsverpflichtungen der Räumlichkeiten / Gebäude werden Ihr Name und Ihre Kontaktdaten bei Erforderlichkeit an Handwerker/Dienstleiter oder Sachverständige bzw. den jeweiligen Gebäudeversicherer und Haftpflichtversicherer des Grundstücks weitergegeben.

• Zum Zwecke der Erfüllung von Rechtsansprüchen wird anderen Mietern oder Eigentümern auf deren Verlangen Einsicht in sämtliche, den jeweiligen Jahresabrechnungen zugrunde liegenden Originalbelege und Verbrauchserfassungen gewährt.

• Zum Zwecke der Rechtsdurchsetzung oder Rechtsverteidigung kann eine Weitergabe an Rechtsanwälte erfolgen. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der Durchsetzung unserer Rechte und an der Rechtsverteidigung (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). In diesem Zusammenhang kann auch eine Datenweitergabe an Behörden und Gerichte erfolgen (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c, f DSGVO).

Weitere Empfänger können insbesondere technische Dienstleister sein. So setzen wir aktuell das Portal Casavi der casavi GmbH, Sandstraße 33, 80335 München ein. Mit allen technischen Dienstleistern haben wir entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. 

Eine Datenübermittlung in ein Drittland (außerhalb der EU/des EWR) erfolgt nicht.

5. Betroffenenrechte

Gerne können Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte jederzeit an uns wenden. 

a. Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

b. Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn dies ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich oder wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen.

Erfolgt eine Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung, so haben Sie ebenfalls jederzeit das Recht Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. 

c. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

• Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

• Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.

• Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

• Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und meinen Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

d. Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der im Impressum angegebenen Adresse an uns wenden.

e. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

f. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.